Plan de charge et liberte des acteurs d'un projet

L'aventure de Metycea

Chaine

D'un point de vue organisationnel, une agence web peut être réduite à son seul plan de charge, outil de pilotage des projets clients. C'est en partant de ce dernier que nous en sommes venus à discuter de l'idée de liberté d'une agence vis à vis de ses clients.

Une liberté parfois très restreinte selon la situation...

Le plan de charge d’une agence web

Dans le cadre du quotidien de Metycea, une majeure partie de notre travail est régie par un unique indicateur : notre plan de charge. Nous avions déjà parlé de notre approche de la méthode d'organisation de notre société dans un ancien billet mais sans y évoquer réellement l'outil central de l'agence.

Le plan de charge se matérialise chez nous par un document dans lequel nous entrons l'ensemble de nos projets actuels. Chaque projet a son découpage, son pilotage de réunion et son objectif de livraison. L'articulation de l'ensemble donne un rythme à l'agence : une visibilité tant de la production que de la gestion de la société.

Globalement, une web agency oscille en fait entre deux types de plan de charge :

  • soit elle est disponible : elle peut alors mettre l'accent sur certains projets et accepter dans l'urgence des besoins sans trop d'arbitrage.
  • soit elle n'est pas disponible : elle est régie par cet agenda et ne doit alors se focaliser que sur la bonne gestion de ces affaires.

La liberté des acteurs du projet

Dans ce contexte de plan de charge, quelle est donc le périmètre de liberté entre l’agence et un client ? En fait, il est presque délicat de parler de liberté tant le rapport de force s’inverse en fonction du plan de charge d’une agence.

  1. Dans le contexte d’un plan de charge non rempli, l’agence reste évidemment ouverte aux différentes opportunités d’un potentiel client. Ce dernier ayant, sans nécessairement le savoir, plus de poids dans la négociation.
  2. Mais dans le contexte d’un plan de charge plein, l’agence ne peut plus honorer de nouvelles demandes et le client se voit contraint d’accepter des conditions imposées par l’agence (soit financières si le projet est gérée en urgence, soit temporelles si le projet se positionne en fin du plan de charge).

Dans notre expérience de la gestion de notre agence de création de site internet, Metycea a aujourd'hui l’opportunité d’avoir une visibilité sur un trimestre ce qui restreint notre capacité d’intervention sur certaines demandes et peut créer de nouvelles problématiques à gérer (question de la sous-traitance, gestion de la fidélité de clients actuels, maîtrise du plan de charge pour éviter tout décalage...).

En conclusion

Finalement, l’annonce du plan de charge est peut-être un acte de transparence mettant en lumière la position de l’agence et assurant le client que son besoin peut ou non être traité et dans quel contexte s’il l’est.

Il semble donc sain

  • de maîtriser au mieux son plan de charge,
  • de le communiquer clairement auprès de ses prospects
  • et d'avertir ses clients actuels au plus tôt d'une évolution de ce dernier.

Un triptyque que nous nous essayons de réaliser.

Peut-être devons- nous nous inspirer de l'initiative atypique de Dragon Interactive qui avait communiqué en direct sur son site son plan de charge ?

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